收集起来的档案,数量很大,成分复杂,其中有数量庞大的零散文件,有的即使经过文书部门组卷, 但是仍然处于相对零乱的状态。由于档案的日常管理和提供利用需要系统化、条理化的档案,所以,为解决档案的零乱状态与系统管理及査找利用之间的矛盾,就要对档案进行分类、组卷、排列和编目,使它们系统化。