各院（部）、洹滨校区管委会、学校各部门：

根据今年学校档案工作安排，档案移交工作现已经开始，请各归档部门于6月底之前将2024年产生的所有应归档文件材料整理移交档案馆。现将移交过程中有关事项通知如下：

一、归档范围

1.2024年1月1日至12月31日期间，凡本部门在工作活动中直接形成的，能反映本部门工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本部门档案的归档范围。各部门文件材料归档范围请参照档案馆网站上的《归档范围与保管期限表》。

2.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

3.如有2024年度以前未归档的档案，按要求分年度整理好一并归档。

二、归档要求

1.各部门档案工作主管领导要切实加强对本部门归档工作的领导，督促兼职档案员和相关人员做好归档工作；兼职档案员要切实履行职责，做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。任何部门和个人不得将应归档材料据为己有。

2.文件类归档材料实行以件为部门进行归档；教学、科研、基建、设备等专业性的归档材料，以卷为部门进行整理、立卷。

3、报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以“册（本）”为部门移交。

4.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物等要素。

5.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、不漏项。

6.所有档案须是纸质与其相对应的扫描件（PDF格式）同步收集。各部门兼职档案员如果在档案整理中遇到问题，可以通过电话或校档案工作微信群与档案馆工作人员联系。

三、归档程序

1.归档验收

档案移交时，交接双方当面检查，档案馆工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门按要求整理合格后，办理移交手续。

2.移交手续

各部门移交档案文件材料时填写“档案移交清单及归档文件目录表”（详见附件）一式两份，同时提交电子目录，交接双方签字并加盖所在部门公章后，归档部门留存一份，档案馆留存一份备查。零归档部门请在该表格合计处填写“零件”，并按上述规定交档案馆备案。

3.移交时间

学校各部门和各学院在2025年6月22号之前移交2024年度归档文件材料。

科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

4.移交地点

行政楼112室

联系人：孙老师 胡老师

联系电话：0372-2901527

注：新成立部门或兼职档案员变动部门，请及时与我馆联系办理新增或变更手续。

 

档案馆

2025年3月20日